複数のスタッフで、メールを共有する場合、
良いツール
があれば知りたい。
こんなテーマに関する記事です。
会社への問合せメールを、複数のスタッフで共有、対応する場合の「良いツール」についてわかりやすく説明しています。
会社を設立後、お客様や取引先とのメールのやり取りを、
複数の担当者で共有
したい場合があります。
特に、営業担当者が複数いる場合、
「お問合せメール」の対応
について、事前に業務フローの設計が必要な場合があります。
そんな時に、
メール共有のシステム（グループメーラー）
を利用すると便利です。
下記に、問合せメールの注意点とあわせて整理しておきます。
目次
問合せメール対応のポイント
問合せメール対応のポイントとしては、
・対応漏れが無いこと
・2重対応にならないこと
に加えて、
・対応内容の共有
・過去の履歴を残すこと
です。
口頭で指示して個々の担当者のメールで対応すると、対応漏れなど上記のような点で懸念が生じる可能性があります。そのようなリスクを軽減する為の方法として、
メール共有できるサービス（グループメール）
の利用があります。
有料（クラウドサービス）にはなりますが、メール共有できるいくつかのサービスがあります。
利用の際は、各担当者が、ブラウザからそのサービスを使ってメール対応することになります。
そうすることで、情報の共有ができます。
グループメーラーのメリット
グループメールのメリットとしては、概ね下記になります。
対応担当者の振り分け
営業担当者が、同じクラウドのサービスを用いて問合せに対応します。
実際の対応に関しては、
管理者が画面上で問合せ内容を確認して担当者の振り分けをしたり、
あるいは、
先に内容を確認した担当者が対応する、
といったフローが考えられますが、いずれの場合も、
画面上のコメントや、対応履歴の共有により
各案件の状態（ステータス）
がわかりますので、
対応漏れ
2重対応
のリスクが防げます。
クラウドサービスということによるメリット
クラウドサービスですので、
対応内容、対応履歴を共有できる
という事の他、
お使いのパソコンがクラッシュしても、大切な対応履歴データが残る
ということも大きなメリットです。
具体的なサービスについて
複数の会社が、メールの共有、問い合わせ対応用のサービスを提供しています。
主なサービスについて、下記にピックアップしています。
フォームラン（formrun）
ホームページからの問合せに対応したクラウドサービスです。
「グッドデザイン賞」も受賞していて、画面も使いやすいものになっています。
無料のプランもありますので、試験的に使用してもいいですね。
また、ホームページへの問合せページを設置する際も、このサービスを利用すると簡単に対応できます。
サイボウズ メールワイズ
「サイボウズ メールワイズ」
というサービスがあります。サイボウスという会社のグループメーラーです。
10,000社以上の会社で利用されています。
クラウド版は、月額500円で2ユーザーから利用できますので、リーズナブルな価格設定になっています。
（参考）説明動画
メールディーラー
その他に、
「メールディーラー」
というサービスもあります。
ただ、こちらは、月額2万円からと、お高めの価格設定になっています。
（参考）説明動画
まとめ
ユーザーからの問い合わせににいては、営業担当者が複数の場合は、
・問合せ対応の際に、漏れがないような「しくみ」
・対応状況が、チーム内で共有できる
といったポイントを考慮したツールを使用する必要があります。
メール共有、対応のツールに関しては、上記に紹介したもの以外にも複数ありますが、
使い勝手
はもちろん、
コスト面
も考慮して導入を検討しましょう。
以上、メール共有ツールについての情報でした。
