「メール配信による追客」はどのようにすればいい?

「メール配信による追客」はどのようにすればいい?

2021年3月25日

ホームページを制作する際に、ホームページに会員登録する機能を設けて、ユーザーに、
メールアドレスを登録
してもらい、定期的な情報をお送りするという営業方法があります。

また、過去に問合せがあったり、資料請求のあったユーザーに、定期的なアクションをとることで、実際の申し込みの為のひとつのステップになります。
見込み先とのつながりを保つことの他、すでに申し込みをもらったユーザーに対してのリピートも期待できます。

そのためには、
 メール配信のフロー
を決めて、
 配信の為のしくみ
を持つことが必要です。
少し長いですが、下記にそれぞれについて説明していきます。

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メール配信のフロー

メール配信する際のフローとしては、下記になります。

1.送付先メールアドレス
2.ユーザーニーズの収集
3.集めた情報の管理
4.送付コンテンツの作成
5.配信

1.送付先メールアドレス

まず、見込み先ユーザーのメールアドレスを取得する必要があります。
その際に、メールを定期的に送付することについて相手方の承認を得る必要がありますのでご注意ください。

情報の収集のルートとしては、概ね、下記になります。

A .ホームページから;ホームページに会員登録フォームを設けて、定期的なメールを送付希望の有無欄で、希望者のみにメール送付します。
B. メール問合せのユーザー;メール返信(回答)の際に、会員登録のページの案内を行い、そこに誘導します。
C. 申し込み済のユーザー;メールでの情報提供をしてよいか確認します。

ユーザーニーズの収集について(ユーザーの欲しい情報のカテゴリーを把握する)

ユーザーニーズの収集(会員情報の登録)の際、
どのような情報を求めているか(欲しい情報のカテゴリー)
の情報も確認します。
つまり、その情報に合致した情報のみを送付して、ミスマッチングを防ぎます。
登録時の情報のニーズカテゴリーは予め決めておきます。

2.集めた情報の管理

情報を管理する方法については、下記のパターンがあります。

1)ホームページのサーバー側に情報管理機能(会員登録など)を設定する。
2)顧客管理データベースやエクセルで管理する。
3)「メール配信サービス」側で管理する。

1)ホームページのサーバー側に情報管理機能(会員登録など)を設定する、について

ホームページに会員登録ページを用意し、そこで、
 ・メールアドレス
 ・欲しい情報の種類

を登録する方法です。

その際、その次のアクションつまり、
 ・メール送付(カテゴリーごとに絞り込んで送付)
 ・会員情報の修正、削除(会員自身が、修正削除できる)

を行う機能を持たせる必要があります。

ホームページ側の機能として埋め込む場合、開発が必要になります。
ですので、実際は、いちから開発するより、それらの機能を備えたサービスを利用する場合が多いです。
登録情報とメール配信先のデータが連携しますので、運営は便利です。ただ、こういった機能をもったホームページサービスは、通常は、初期費用と毎月の利用料がそれなりの金額(万単位)になる場合が多い為、導入には、コストパフォーマンスを考慮しての判断が必要です。

注意点!

サービスによっては、集めたデータの出力(アウトプット)ができないものがあります。
その場合、将来、サービスを変更する場合に、せっかく集めた顧客情報が引き継げなくなってしまいます。

サービスを提供している会社からすれば、解約させない為の方法かもしれませんが、あまり感心しません。
メールアドレスなどの顧客情報をダウンロードできるかはチェックしておきましょう。

(参考)
また、別の方法として、
ワードプレスで会員登録を行う、「メールマガジン」機能を持つプラグイン
と組み合わせて使うことで、コストを抑えた運用もできます。
ただ、「メールマガジン」機能を持つプラグインが海外製のものが多い為、操作上、使いづらい面があるというデメリットがあります。

2)顧客管理データベースやエクセルで管理する、について

メールアドレスとユーザーニーズを顧客情報データとして保存します。
その後、メール配信時に必要な情報を取り出して活用します。
つまりデータの自動連係が無いため、実際の作業が、
・メール取得
・登録情報の管理
・メール配信

という3つのステップに分かれる形になります。

この場合、情報のメンテナンス(編集、削除)も含めて、
 ・運用に手間がかかる
ことになります。
ただ、配信先が少ない段階では、この方法でスタートする選択肢もあります。

顧客管理にはエクセルを使うことで、コストをかけずに運用できます。

もしくは、「SFA((営業支援システム)」「CRM(顧客管理)」といったセールス管理、顧客管理のサービス(有料)を使用して、案件ごとの進捗管理を細かく行う方法もあります。

また、メール配信の際に、基本、都度データをインポートする必要があります。

3)「メール配信サービス」側で管理する、について

メール配信サービス(有料)の中には、
ホームページ上に会員情報の入力設定が行えるようなサービス
もあります。
そいった機能を持つをメール配信サービスを利用すると、
 管理情報とメール配信時のデータが連携できる
ため、メール配信運営が効率的に行えます。

また、情報の編集、削除もユーザ側で対応できるものであれば、
データ管理に要する手間が省ける
ので情報メンテナンス面(編集、削除)の手間も省力化できます。

3.送付コンテンツの作成

実際に送付するコンテンツは、
 ◆新しい情報
 ◆ステップメール

の2つのパターンがあります。

◆新しい情報は、商品やサービスの情報の他、ユーザーに役立つ情報を記載します。
また、詳しくはホームページを見てもらうように誘導すると良いでしょう。

◆ステップメールに関しては、
新規登録したユーザーに定期的に送付するメール
になります。

ステップメールは、必要に応じてでOKですが、例えば、
〇〇に関するポイント
というテーマで、5回に分けて送付するのであれば、1週間に1回や隔週など期間を決めて、情報登録日から定期的に送付するというものです。
有料のメール配信サービスなどでステップメール機能をもったものを活用すると効率的です。

4.配信

・配信に関しての注意点としては、
 いつ送付するか
です。
タイミング的には、新しい情報が早く届いたほうが良いのですが、同時に、
 開封率をあげる
ということも考慮する必要があります。

曜日に関しては、一般的には、
 ・週末は開封率が低くなる
 ・火曜日が開封率が高い傾向にある

と言われていますが、物件情報の送付の場合、なるべく早く届いたほうが良いので、曜日はあまり気にせず、スピード優先が良いです。

しかし、送付する時間帯は、考慮する必要があります。
例えば、仕事をされている方の場合、
 ・通勤中の8時台
 ・お昼休みの時間帯(12時ジャストあるいは12時30分)
 ・お昼休みが終わってメールチェックする13時台
 ・夕方の16時台

のメール開封率が高いと言われています。

主婦の方の場合、
 ・家事が一段落した13時から15時
と言われています。

少なくとも、夜遅い時間の配信はクレームにつながるリスクがありますので、避けなければなりません。

メール配信サービスの中には、開封率を取得できるものもありますので、どの時間帯の開封率が高いか試してみるのも良いでしょう。

配信のしくみについては、下記をご確認ください。

メール配信のしくみ

メール配信のしくみ については、概ね、下記の方法があります。

1)ホームページのサーバー側にメール配信機能を設ける。
2)普段使っているメーラーで配信を行う。
3)「メール配信サービス」を利用する。

1)ホームページのサーバー側にメール配信機能を設ける。

ホームページ側に、会員情報の登録からメール配信までの機能を持たせると、運営は効率的です。

ただ、上記の情報管理の箇所でも記載しましたが、開発や、毎月の費用の問題はでてきます。
ですので、配信するユーザー数とコストパフォーマンスを考慮しての判断になります。

2)普段使っているメーラーで配信を行う。

メール配信は、普段使っているメーラーでも配信はできます。
ただ、下記のようなリスクもありますので、あまりお勧めはしません。
・文面の名前の差し込みができない。
・予約送付ができない。
・開封確認管理ができない。

また、送付の際は、複数のアドレスは、BCCで送信するなどの注意が必要です。(宛先にいれてしまうと、他のユーザーに他の送付先がわかってします)

3)「メール配信サービス」を利用する。

有料にはなりますが、メール配信サービスを利用する方法があります。
宛名や、文中の特定箇所の差し込み、開封管理、予約配信などの機能を持つサービスもあり、配信を効果的に行うことができます。

例)オレンジメール

以上、メール配信による追客の説明でした。