「メール配信による追客」はどのようにすればいい？

メールでの、
　顧客のフォロー
について、具体的な内容を知りたい。

こんなテーマに関する記事です。

メールでの顧客のフォロー、いわゆる「追客」についての説明をわかりやすく解説しています。　

ホームページを制作する際に、ホームページに会員登録する機能を設けて、ユーザーに、
　メールアドレスを登録
してもらい、
　定期的な情報をお送りする
という営業方法があります。

また、過去に問合せがあったり、資料請求のあったユーザーに対しても、
　定期的なアクション
をとることで、実際の申し込みの為のひとつのステップになります。
見込み先とのつながりを保つことの他、すでに申し込みをもらったユーザーに対してのリピートも期待できます。

そのためには、
　メール配信のフロー
を決めて、
　配信の為のしくみ
を持つことが必要です。
少し長いですが、下記にそれぞれについて説明していきます。

メール配信のフロー
メール配信のしくみ
まとめ

メール配信のフロー

メール配信する際のフローとしては、下記になります。

１．送付先メールアドレスの把握
２．ユーザーニーズの収集
３．集めた情報の管理
４．送付コンテンツの作成
５．配信

１．送付先メールアドレスの把握

まず、見込み先ユーザーのメールアドレスを取得する必要があります。
その際に、メールを定期的に送付することについて
　相手方の承認
を得る必要があります。

情報の収集のルートとしては、概ね、下記になります。

A　.ホームページから；ホームページに会員登録フォームを設けて、定期的なメールを送付希望の有無欄で、希望者のみにメール送付します。
B.　メール問合せのユーザー；メール返信(回答）の際に、会員登録のページの案内を行い、そこに誘導します。
C.　申し込み済のユーザー；メールでの情報提供をしてよいか確認します。

２．ユーザーニーズの収集について

ユーザーニーズの収集（会員情報の登録）の際、
　どのような情報を求めているか（欲しい情報の種類）
も確認します。

つまり、その情報に合致した情報のみを送付して、ミスマッチングを防ぎます。
登録時の情報のニーズカテゴリーは予め決めておきます。

３．集めた情報の管理

情報を管理する方法については、下記のパターンがあります。

A）ホームページのサーバー側に情報管理機能（会員登録など）を用意する。
B）問合せフォームで情報を収集して、顧客管理データベースやエクセルで管理する。
C）「メール配信サービス」を利用して管理する。

A）ホームページのサーバー側に情報管理機能（会員登録など）を設定する

ホームページに会員登録ページを用意し、そこで、
　・メールアドレス
　・欲しい情報の種類
を登録する方法です。

その際、その次のアクションつまり、
　・メール送付（カテゴリーごとに絞り込んで送付）
　・会員情報の修正、削除（会員自身が、修正削除できる）
を行う機能を持たせる必要があります。

ホームページ側の機能として埋め込む場合、
　その為の機能
が必要になります。

その方法としては、
　開発で対応する
もしくは、
　ワードプレスの場合は、「メールマガジン」機能を持つプラグイン（機能拡張）で対応する
といった方法があります。

開発はコスト面の問題があります。
ただ、「メールマガジン」機能を持つプラグインが海外製のものが多い為、操作上、使いづらい面があるというデメリットがあります。

それ以外に、
　そういった機能をもった月額のサービスを利用する
という方法もあります。
その場合、通常は、初期費用と毎月の利用料がそれなりの金額（万単位）になる場合が多い為、導入には、コストパフォーマンスを考慮しての判断が必要です。

注意点！

月額のサービスによっては、集めたデータの出力（アウトプット）ができないものがあります。
その場合、将来、サービスを変更する場合に、せっかく集めた顧客情報が引き継げなくなってしまいます。

サービスを提供している会社からすれば、解約させない為の方法かもしれませんが、あまり感心しません。
メールアドレスなどの顧客情報をダウンロードできるかはチェックしておきましょう。

B）問合せフォームで情報を収集して、顧客管理データベースやエクセルで管理する。

メールアドレスとユーザーニーズを顧客情報データとして保存します。
その後、メール配信時に必要な情報を取り出して活用します。
つまりデータの自動連係が無いため、実際の作業が、
・メール取得
・登録情報の管理
・メール配信
という３つのステップに分かれる形になります。

この場合、情報のメンテナンス（編集、削除）も含めて、
　・運用に手間がかかる
ことになります。
ただ、配信先が少ない段階では、この方法でスタートする選択肢もあります。

顧客管理にはエクセルを使うことで、コストをかけずに運用できます。

もしくは、「SFA(（営業支援システム）」や「CRM(顧客管理）」といったセールス管理、顧客管理のサービス(有料）を使用して、案件ごとの進捗管理を細かく行う方法もあります。

また、メール配信の際に、基本、都度データをインポートする必要があります。

C）「メール配信サービス」を利用して管理する。

クラウドのメール配信サービス（有料）を利用するという方法もあります。

その場合、ホームページには、
　専用のコード
を埋め込んで使用することもできます。

そいった機能を持つをメール配信サービスを利用すると、
　管理情報とメール配信時のデータが連携できる
ため、メール配信運営が効率的に行えます。

また、通常、ユーザ側から配信停止の設定もおこなえますので、
　データ管理に要する手間が省ける
ので情報メンテナンス面（編集、削除）の手間も省力化できます。

３．送付コンテンツの作成

実際に送付するコンテンツは、
　・新しい情報
　・ステップメール
の２つのパターンがあります。

　・新しい情報は、商品やサービスの情報の他、ユーザーに役立つ情報を記載します。
また、詳しくはホームページを見てもらうように誘導すると良いでしょう。

　・ステップメールに関しては、
新規登録したユーザーに定期的に送付するメール
になります。

ステップメールは、必要に応じてでOKですが、例えば、
　〇〇に関するポイント
というテーマで、5回に分けて送付するのであれば、1週間に1回や隔週など期間を決めて、情報登録日から定期的に送付するというものです。
有料のメール配信サービスなどでステップメール機能をもったものを活用すると効率的です。

４．配信

・配信に関しての注意点としては、
　いつ送付するか
です。

タイミング的には、新しい情報が早く届いたほうが良いのですが、同時に、
　開封率をあげる
ということも考慮する必要があります。

曜日に関しては、一般的には、
　・週末は開封率が低くなる
　・火曜日が開封率が高い傾向にある
と言われていますが、物件情報の送付の場合、なるべく早く届いたほうが良いので、曜日はあまり気にせず、スピード優先が良いです。

しかし、送付する時間帯は、考慮する必要があります。
例えば、仕事をされている方の場合、
　・通勤中の8時台
　・お昼休みの時間帯（12時ジャストあるいは12時30分）
　・お昼休みが終わってメールチェックする13時台
　・夕方の16時台
のメール開封率が高いと言われています。

主婦の方の場合、
　・家事が一段落した13時から15時
と言われています。

少なくとも、夜遅い時間の配信はクレームにつながるリスクがありますので、避けなければなりません。

メール配信サービスの中には、開封率を取得できるものもありますので、どの時間帯の開封率が高いか試してみるのも良いでしょう。

配信のしくみについては、下記をご確認ください。

メール配信のしくみ

メール配信のしくみについては、概ね、下記の方法があります。

A）ホームページのサーバー側にメール配信機能を設ける。
B）普段使っているメーラーで配信を行う。
C）「メール配信サービス」を利用する。

A）ホームページのサーバー側にメール配信機能を設ける。

ホームページ側に、会員情報の登録からメール配信までの機能を持たせると、運営は効率的です。

ただ、上記の情報管理の箇所でも記載しましたが、開発や、毎月の費用の問題はでてきます。
ですので、配信するユーザー数とコストパフォーマンスを考慮しての判断になります。

B）普段使っているメーラーで配信を行う。

メール配信は、普段使っているメーラーでも配信はできます。
ただ、下記のようなリスクもありますので、あまりお勧めはしません。
・文面の名前の差し込みができない。
・予約送付ができない。
・開封確認管理ができない。
また、送付の際は、複数のアドレスは、BCCで送信するなどの注意が必要です。（宛先にいれてしまうと、他のユーザーに他の送付先がわかってします）