会社設立時の社内コミュニケーションツール;「社内チャット(ビジネスチャット)」とは?

会社設立時の社内コミュニケーションツール;「社内チャット(ビジネスチャット)」とは?

2021年3月23日

社内の連絡は、emailではなく、
 チャット(ビジネスチャット)
が便利と聞いたんだけど、詳しく知りたい。

こんなテーマに関する記事です。


会社設立、法人設立時に、社員、パートナーがいる際は、社内情報共有のツールとして、
社内チャット(ビジネスチャット)
があると便利です。

連絡ツールとしては、通常、
 eメールや、個人用無料メッセンジャーアプリ(LINE)など
をお使いではないでしょうか。
ただ、担当者が複数いる場合、「ビジネスチャット」を活用すると、「社内の情報共有」において、より効率的な使い方ができます。
また、送付ミスなどによるセキュリティー上のリスクも軽減することができます。

スポンサーリンク

「社内チャット(ビジネスチャット)」の特徴

ホームページ制作 スタビジ

社内チャット(ビジネスチャット)の特徴としては、
Eメールより手軽
セキュリティー面でも安心
・情報共有のしやすさ
といえます。

Eメールより手軽

メールマナーの煩わしさがなく、メールより気軽に扱える。

セキュリティー面でも安心

社内用のクローズなツールですので、外部からのメールがきませんので、セキュリティー面や、外部への送付間違いなどリスクもありません。

また、
 迷惑メールなど不必要な情報
が入ってきません。
ですので、メールの見落としにより対応漏れなどのリスクが軽減できます。
その他に、メッセージ送付後の削除ができるという点もあります。

情報共有のしやすさ

1対複数での情報発信、いわゆるグループチャットによる情報の共有ができます。
セキュリティーのレベルが高い為、安心して利用できます。
(個人用無料メッセンジャーアプリの場合、情報漏洩やアカウント乗っ取りのリスクがあるといわれています。)

通常、管理者により、メンバーの権限設定も行えます(サービスによる)。

また、チャットの履歴が確認でき、業務の進捗が把握やすく、サービスによっては、カテゴリー(セクション)毎に過去の履歴(経緯)が見ることができるという点もあります。

その他の機能

複数の会社が、社内チャット(ビジネスチャット)のツールを提供していますが、TV会議機能もついているサービスもあります。

その機能を利用して、社内のオンライン会議や、在宅勤務の際にも、社内コミュニケーションツールのひとつとして活用できます。

「ビジネスチャット」の選び方

ホームページ制作 スタビジ

「ビジネスチャット」の選ぶ際は、
・使いたい機能があるかどうか。
・使いやすいかどうか。
・費用面。

を考慮しての判断になります。

会社の立ち上げ時には、少ないメンバーでの業務になりますが、
 密なコミュニケーション
が必要な場面もありますし、また、早い段階で、
 情報共有のルール化
を定着しておくと良いということも言えます。

使いたい機能があるかどうか。

機能に関しては、「ビジネスチャット」の特徴にも記載しましたが、主に、下記機能があります。
但し、サービスを提供している会社によってそ内容によって若干異なってきます。
どんな機能が使えるか事前に確認しましょう。

 ・チャット機能
 ・ファイル共有
 ・タスク管理
 ・ビデオ通話
 ・管理機能(メンバーの権限管理)
 ・セキュリティー管理

使いやすいかどうか。

無料期間や、無料プランのあるサービスもありますので、実際に画面を操作しての判断になります。

費用面

通常、毎月の料金設定になっています。
長期的に使用する可能性が高い為、費用面での負担のことも想定して、検討します。

社内チャット(ビジネスチャット)の具体的サービス

ホームページ作成 スタビジ

有名なサービスとしては、下記があります。

Chatwork

国産のビジネスチャットサービスです。
ファイル共有やタスク管理の他、ビデオ会議にも対応しています。
大手企業も採用しています。

Chatwork(チャットワーク)は国内利用者数No.1のビジネスチャットです。導入企業35万社以上!メール・電話・会議など、従来の仕事のコミュニケーションを効…
go.chatwork.com

slack(スラック)

海外のサービスですが、日本語対応しています。
見やすいデザインです。
基本機能が揃っています。

Slack(スラック)は、チームとコミュニケーションを図るための新しい手段です。メールよりも速く、整理され、安全な方法で実現できます。
slack.com

↓動画での説明はこちら。

Typetalk(タイプトーク)

10ユーザーまで無料のフリープランがあります。(2021年10月1日現在)
プロジェクトやタスクごとに「トピック」を作って履歴を管理できます。
チームディスカッション機能が
ビデオ会議の機能はありません。

Typetalkはチームディスカッションに対応したビジネスチャットツール。コミュニケーションを円滑にして組織のアイデアを促進します。デスクトップ・モバイルアプリ…
www.typetalk.com

まとめ

ホームページ作成 スタビジ

法人の中には、LINEといった個人用のアプリを使用しているケースもあります。
ただ、LINEの場合、従来より、セキュリティー上の問題が指摘されています。
LINEの公的機関に向けての説明においても、サーバーの設置場所において「虚偽の説明」をしていたことが問題になっています。

参考ページ▼

先週末に公表されたLINEの個人情報の取り扱いの問題で、政府への虚偽説明が明らかになった。なぜ、こうしたことが起こったか? 言及されていないLINE Payの調…
www.businessinsider.jp

少なくとも、社内で使用する各種ITツールに関しては、信頼できる会社の提供するサービスを利用すべきと言えます。

以上、社内チャット(ビジネスチャット)についての説明でした。

スタビジ